Integritetspolicy

Inledning

Den här policyn beskriver hur jag, Helena Sandgren (enskild näringsidkare), samlar in, använder och skyddar dina personuppgifter när du besöker helenasandgren.com, bokar en tid, kontaktar mig via mejl, eller går i samtal hos mig. Behandlingen sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

Personuppgiftsansvarig

Helena Sandgren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vilka uppgifter jag samlar in

Jag samlar bara in de uppgifter som behövs för att kunna erbjuda en lugn och säker upplevelse av mina tjänster:

• Namn och e-postadress när en tid bokas.
• Telefonnummer om du själv väljer att uppge det.
• Det meddelande eller den frågeställning du delar via e-post.
• Bokningsuppgifter: tjänst, datum, tid, sessionstyp (fysiskt eller online), vald fysisk plats eller en manuellt angiven plats och eventuella anteckningar.
• Klippkort: antal klipp, använda klipp och eventuell notering.
• Faktureringsuppgifter när en faktura skapas: namn, adress, eventuell företagsinformation, referens och e-postadress.
• Teknisk grundinformation som hjälper sidan att fungera (t.ex. språkval sparat lokalt i din webbläsare).

Bokningar och betalningar

Bokning av tider sker via Bokadirekt. När du klickar på en bokningslänk på den här webbplatsen lämnar du helenasandgren.com och dina uppgifter hanteras då även av Bokadirekt enligt deras egen integritetspolicy. Den här webbplatsens egna bokningsfunktion är stängd för allmänheten – endast jag kan skapa och redigera bokningar via mitt administratörskonto.

På startsidan och i klientportalen visas omdömen som klienter har lämnat publikt på Bokadirekt. De visas med förnamn eller det namn kunden själv angav där.

När en bokning läggs in sparas bokningsuppgifterna i en säker databas (Lovable Cloud) som jag använder för att administrera tider, skicka bekräftelser och påminnelser samt hantera eventuella avbokningar.

Inloggade klienter kan via klientportalen se sina egna bokningar, fakturor och klippkort. Åtkomsten skyddas av inloggning och uppgifterna visas endast för det konto som är kopplat till klientens e-postadress.

Betalning sker på plats, via faktura eller med klippkort. För administrativ uppföljning kan valt betalsätt, använd mängd klipp, vilket klippkort som användes och en valfri betalningsanteckning sparas. Jag tar aldrig emot eller lagrar kortuppgifter.

När en faktura skapas sparas fakturan och fakturaraderna tillsammans med mottagarens faktureringsuppgifter. Uppgifterna sparas i den form som krävs för administration och enligt bokföringslagens krav på bevarande av bokföringsmaterial, normalt upp till sju år.

Bekräftelse-, påminnelse-, ändrings- och avbokningsmejl skickas via Lovables hanterade mejltjänst kopplad till min domän. Tjänsten hanterar leverans, studs, klagomål och avprenumerering. Om en bokning ändras kan mejlet innehålla den nya tiden och, för fysiska möten, den nya platsens adress och vägbeskrivning. Mejlen innehåller bara det som behövs för att du ska kunna identifiera och hantera din bokning.

För att kunna följa upp att mejl verkligen kommit fram sparas en utskickslogg i databasen: tidpunkt, mottagarens e-postadress, typ av mejl (t.ex. bokningsbekräftelse eller faktura), ämnesrad, status (skickat, misslyckat, studsat eller blockerat) samt eventuellt felmeddelande. Innehållet i mejlet sparas inte i loggen. Endast jag som administratör kan läsa loggen och den bevaras normalt i högst 24 månader.

Väntelista

Om du vill stå på väntelista sparar jag ditt namn, din e-postadress, eventuellt telefonnummer, din plats i kön och en valfri anteckning. Väntelistan är helt separat från bokningen på Bokadirekt och används bara för att erbjuda lediga tider.

När lediga tider erbjuds skickar jag ett mejl med en personlig länk. Länken innehåller en slumpmässig kod som bara gäller för dig och för det aktuella erbjudandet. För att välja en tid bekräftar du din e-postadress, och du kan välja högst en tid. När en tid är vald blockeras den för alla andra.

Jag sparar också om och när mejlet skickades, om länken öppnades och vilken tid som valdes, så att erbjudandet kan gå vidare till nästa person om ingen svarar.

När du har valt en tid skickas en bekräftelse till dig och en notis till mina egna adresser (sandgrenhelena1@gmail.com och info@helenasandgren.com) med ditt namn, din e-postadress, eventuellt telefonnummer samt vald tid och plats.

Om jag lägger till dig på väntelistan får du först ett mejl där du själv bekräftar att du vill vara med. Innan du har bekräftat får du inga erbjudanden om tider. Bekräftar du inte inom 30 dagar raderas dina uppgifter från väntelistan automatiskt. Jag sparar när mejlet skickades och när du bekräftade.

Du kan när som helst ta bort dig från väntelistan via länken i mejlet, eller be mig göra det. Då raderas uppgifterna.

Rättslig grund

Jag behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder:

• Avtal: när du bokar en tid behöver jag behandla dina uppgifter för att kunna fullfölja bokningen.
• Rättslig förpliktelse: bokförings- och skattelagstiftning kräver att vissa underlag sparas i upp till sju år.
• Berättigat intresse: att kunna svara på meddelanden du skickar och att hålla webbplatsen säker och fungerande.
• Samtycke: i de fall du aktivt godkänner något, t.ex. valfria cookies.

Hur länge sparas uppgifterna

Bokningsuppgifter sparas så länge det behövs för att hantera bokningen och därefter den tid som krävs enligt bokföringslagen (upp till sju år för underlag som rör betalningar). Du kan när som helst be mig radera uppgifter som inte omfattas av lagkrav.

Vem får ta del av uppgifterna

Jag delar aldrig dina uppgifter med tredje part i marknadsföringssyfte. För att kunna driva verksamheten anlitar jag följande personuppgiftsbiträden, som alla är bundna av databehandlaravtal och GDPR:

• Lovable Cloud / databasen — säker lagring av klient-, boknings-, klippkorts- och fakturauppgifter (data inom EU).
• Min mejlleverantör — utskick av bekräftelser och påminnelser.
• Bokadirekt — bokning av tider samt publika omdömen (egen personuppgiftsansvarig för det som sker på deras plattform).
• Google — inloggning med Google-konto för mitt administratörskonto samt Google Fonts för webbplatsens typsnitt.

Cookies

Webbplatsen använder endast nödvändiga cookies och lokal lagring i din webbläsare för att komma ihåg t.ex. ditt språkval och hålla din session fungerande. Jag använder inte spårningscookies, annonscookies eller cookies för analys i marknadsföringssyfte.

Om detta ändras i framtiden kommer du att tillfrågas om samtycke innan några sådana cookies aktiveras.

Säkerhet

Dina uppgifter lagras krypterat och skyddat. Endast jag har åtkomst till bokningar. Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder används för att minska risken för obehörig åtkomst, förlust eller ändring.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• få veta vilka uppgifter jag har om dig (registerutdrag),
• begära rättelse av felaktiga uppgifter,
• begära radering av uppgifter som inte längre behövs eller omfattas av lagkrav,
• begära begränsning av eller invända mot viss behandling,
• få ut dina uppgifter i ett portabelt format,
• återkalla samtycke när behandlingen bygger på samtycke.

Hör av dig till info@helenasandgren.com om du vill använda någon av dessa rättigheter.

Klagomål

Om du anser att jag hanterar dina uppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Kontakt

Har du frågor om den här policyn eller om hur dina uppgifter hanteras är du varmt välkommen att höra av dig till info@helenasandgren.com.